اعتادت كل صباح أن تبدأ بسيل من رسائل البريد الإلكتروني وقائمة مهام مبعثرة. ثم توقفت. الآن، الساعات الهادئة قبل الظهيرة هي ملكي—وأنا أنجز المزيد من العمل أكثر من أي وقت مضى. *ملاحظة: تُشير الدراسات إلى أن تفقد البريد الإلكتروني بشكل متقطع يقلل من التركيز ويزيد من مستويات التوتر.*
ما الذي تغير منذ بدء هذه التجربة؟
كنت أعلم أنني سأستمتع ببعض فوائد عدم تفقد رسائل البريد الإلكتروني قبل الظهر، مثل زيادة التركيز. ومع ذلك، كانت هناك فوائد أخرى أكثر إثارة للدهشة.
1. تقليل الاستجابة الفورية: كيف أثر تأخير فحص البريد الإلكتروني على إنتاجيتي
كان لفحص رسائل البريد الإلكتروني في أول شيء في الصباح نفس التأثير الذي كان يحدث عندما اعتدت على قراءة إشعارات هاتفي. بدلاً من إكمال المهام الأساسية التي من شأنها أن تقربني من أهدافي، غالبًا ما وجدت نفسي في حالة رد فعل. كنت أكثر اهتمامًا بإطفاء الحرائق بدلاً من وضع الأساس لأي شيء ذي معنى. هذا النهج الاستباقي، الذي يعتمد على تحديد الأولويات وتنظيم الوقت، يعتبر أساسيًا لتحسين إدارة المهام وتقليل التوتر.
العديد من رسائل البريد الإلكتروني لم تكن عاجلة كما كنت أعتقد. حتى لو قال شخص ما أنه يجب علي الرد عليها في أقرب وقت ممكن، يمكنني عد عدد المرات التي احتجت فيها بالفعل إلى ذلك على يد واحدة. بصرف النظر عن عدم إكمال أي من المهام التي حددتها لنفسي، فقد أصبحت أيضًا مستاءً من الآخرين.
نظرًا لأنني لم أعد أفحص رسائل البريد الإلكتروني قبل الظهر، فأنا أقل تفاعلاً بكثير عندما أفتح صندوق الوارد الخاص بي في النهاية، ويمكنني التعامل مع كل رسالة بمزيد من المنطق. هذا يسمح لي بالتركيز على المهام ذات الأولوية العالية وتجنب الانحرافات غير الضرورية، مما يعزز الإنتاجية بشكل ملحوظ.
2. تقليل القلق والتوتر
اعتدت دائمًا على القلق بشأن تفويت شيء مهم بسبب عدم تفقد رسائل البريد الإلكتروني في الصباح. على سبيل المثال، كنت أخشى أحيانًا أن يرغب شخص ما في توظيفي في وظيفة أردتها، ولكن إذا لم أرد على الرسالة على الفور، فسوف ينساني مدير التوظيف ويعطي الدور لشخص آخر.
منذ أن توقفت عن تفقد رسائل البريد الإلكتروني في الصباح، أدركت الآن أن تلك المخاوف لم تكن حقيقية. ما زلت أُوظَّف في وظائف مثيرة للاهتمام، وخلافًا لما كان يحاول عقلي إخباري به، لم أحرق الجسور مع أشخاص مهمين. *ملاحظة الخبير: غالبًا ما تكون هذه المخاوف غير منطقية وتتضخم بسبب القلق.*
نظرًا لأنني أقل قلقًا، أجد أنه من الأسهل بكثير تعزيز تقليل التوتر وبناء عادات بريد إلكتروني صحية. *نصيحة: تحديد أوقات محددة للتحقق من البريد الإلكتروني يمكن أن يقلل بشكل كبير من القلق المرتبط به.*
3. زيادة كفاءتي وإنتاجيّتي
أحد أهم الأسباب التي دفعتني إلى وضع حدود لاستخدامي للبريد الإلكتروني هو تشتت انتباهي المستمر عن العمل. لطالما أردت أن أكون منتجًا وأن أحقق أهدافًا كبيرة، ولاحظت أن عاداتي التكنولوجية – بما في ذلك تفقد رسائل البريد الإلكتروني – كانت تعيق تقدمي.
أصبحت أكثر إنتاجية بعد التوقف عن تفقد رسائل البريد الإلكتروني في الصباح. أنجز معظم مهامي الأساسية قبل وقت الغداء، مما يجعلني أشعر بالاسترخاء لبقية اليوم. وكميزة إضافية، أشعر بإحساس لطيف بالإنجاز، مما يحفزني على الاستمرار. غالبًا ما يشار إلى هذه الممارسة في أوساط الخبراء بـ “تجميع المهام” لتحسين التركيز.
أود أن أقول إن عدم تفقد رسائل البريد الإلكتروني في الصباح قد حقق نتائج أفضل من أي تطبيق لزيادة الإنتاجية في العمل عن بعد أو أداة مماثلة. غالبًا ما يوصي خبراء إدارة الوقت بتحديد أوقات محددة لتفقد البريد الإلكتروني لتقليل الانقطاعات وزيادة التركيز.
4. أنا أكثر إبداعًا
إن كونك أقل تفاعلية، وأكثر إنتاجية، وأقل قلقًا هو ثلاثي قوي. وعندما تجتمع هذه الصفات معًا، فإنها تحدث فرقًا كبيرًا في إبداعي. عندما أكون مع أفكاري الخاصة في الصباح وأقوم بعمل يدفع الأمور إلى الأمام، أفكر في عدد لا يحصى من الأفكار الجديدة يوميًا. في الواقع، لدي بعض الملاحظات التي تحتوي على أكثر من 100 فكرة لمشاريعي الإبداعية المختلفة.
إذا انتهيت من عملي المهم قبل الظهر، ما زلت لا أتفقد رسائل البريد الإلكتروني مقدمًا. بدلاً من ذلك، إما أن أخرج للمشي، أو أقوم بالعصف الذهني، أو أكتب في دفتر يومياتي. من خلال السماح لدماغي بالتفكير، عادةً ما أطور المزيد من الأفكار.
بعيدًا عن توليد الأفكار، فإن عدم تفقد رسائل البريد الإلكتروني في الصباح يعني أن لدي نطاقًا تردديًا أكبر للمهام الأساسية لكل يوم. لذلك، يمكنني أن أبذل قصارى جهدي وأرى فجوات لتجربة أشياء جديدة.
5. تقليل الشعور بالضغط والإرهاق: استراتيجيات إدارة الوقت والبريد الإلكتروني
باعتباري شخصًا نشأ في مدينة كبيرة، كنت أفترض دائمًا أن الانشغال الدائم هو الوضع الطبيعي للإنسان. ولكن بعد الانتقال إلى مكان أقل صخبًا، بدأت أكره هذا الشعور الذي يمكنني وصفه بأنه “الركض المستمر للحاق بقطار”. لم أدرك حجم مساهمة عاداتي في تفقد البريد الإلكتروني في هذا الشعور، حتى توقفت عنها.
أشعر الآن أن لدي المزيد من الوقت. ونتيجة لذلك، أصبحت أكثر استرخاءً، مما يمنحني الثقة في أنني سأكمل جميع المهام الموجودة في قائمة مهامي اليومية. هذا التحول يعزز الإنتاجية ويقلل من ضغوط العمل.
بالإضافة إلى عدم تفقد رسائل البريد الإلكتروني بشكل مستمر، ساعدني تقليل عدد العناصر في قائمة مهامي اليومية. يمكن أن يكون وجود قائمة “الأشياء التي لا يجب فعلها” التي تتضمن عادات معينة له نفس التأثير الإيجابي على إدارة الوقت وتقليل التوتر.
نصائح لتجنب تفقد البريد الإلكتروني قبل الظهر
أود أن أقول لكم أنني توقفت عن تفقد رسائل البريد الإلكتروني ذات يوم ولم أعد إلى عاداتي القديمة أبدًا. ومع ذلك، سأكون كاذبًا. الرحلة للوصول إلى هذه النقطة كانت فوضوية واستغرقت مني بضعة أشهر؛ بعض الأمور الهامة أحدثت الفرق الأكبر. يتطلب تحقيق إدارة فعالة للبريد الإلكتروني تطبيق استراتيجيات مدروسة، والالتزام بها بمرور الوقت. غالبًا ما يكون التغيير التدريجي أكثر استدامة من التغييرات الجذرية المفاجئة.
1. تخصيص الوقت في الصباح (Morning Time-Blocking)
على الرغم من أن تقنية تخصيص الوقت لا تناسبني في معظم الحالات، إلا أنني أقوم بجدولة فترات عمل عميق في الصباح الباكر. أخصص ساعتين متواصلتين بعد الاستيقاظ لإنجاز أهم مهامي لهذا اليوم، ولا يُسمح لي بفعل أي شيء آخر – ولا حتى تناول وجبة الإفطار – حتى انقضاء هذا الوقت.
بمجرد انتهاء فترة العمل المخصصة، أتناول وجبة الإفطار وأذهب إلى النادي الرياضي قبل استئناف عملي في فترة ما بعد الظهر. حينها فقط أقوم بفحص رسائل البريد الإلكتروني. على الرغم من أنني أتمتع بمرونة أكبر لأنني أعمل عن بُعد، يمكنك على الأقل إنجاز عملك المهم بمجرد الاستيقاظ. يعتبر تخصيص الوقت الصباحي استراتيجية فعالة لزيادة الإنتاجية والتركيز على الأولويات.
أي تطبيق تقويم مناسب لتخصيص الوقت لجلسات العمل العميق الصباحية. ابدأ بـ 30 دقيقة وقم بالزيادة تدريجيًا كلما شعرت براحة أكبر. بمجرد تحقيق نتائج ملموسة، لن تشعر برغبة كبيرة في فحص رسائل البريد الإلكتروني في الصباح. يساعد تخصيص الوقت في الصباح على تحسين إدارة الوقت وزيادة التركيز على المهام ذات الأولوية.
2. استخدام أدوات حظر المواقع والتطبيقات لتعزيز الإنتاجية
الاعتماد على قوة الإرادة وحدها محدود، والأفضل هو إزالة عوامل التشتيت بدلًا من مقاومتها باستمرار. أوصي بالشيء نفسه لأي شخص يحاول بناء عادة “لا رسائل بريد إلكتروني في الصباح”. أسهل طريقة للتخلص من هذه العادة هي استخدام أداة لحظر المواقع و/أو التطبيقات.
أنا شخصيًا أستخدم Cold Turkey لحظر رسائل البريد الإلكتروني في أول شيء في الصباح وأي موقع ويب أو تطبيق آخر قد يشتت انتباهي. النسخة المجانية جيدة جدًا، ولكنني أوصي بالحصول على رسوم الدفع لمرة واحدة للنسخة الكاملة. يمكنك بعد ذلك جدولة عمليات الحظر الخاصة بك.
3. تسجيل الخروج ومحو ذاكرة التخزين المؤقت (Cache)
يُعدّ وضع بعض العوائق أمام أي عادة ترغب في التخلص منها أمرًا حيويًا للحد من الإغراءات. إحدى الطرق المميزة لتحقيق ذلك هي تسجيل الخروج من حساب بريدك الإلكتروني ومحو ذاكرة التخزين المؤقت (Cache) للمتصفح. بل وقد أذهب إلى أبعد من ذلك وأقوم بإزالة تفاصيل تسجيل الدخول إلى بريدي الإلكتروني من أي مدير كلمات مرور أستخدمه (تأكد من تدوينها في مكان ما!). هذه خطوة مهمة في إدارة وقتك وتقليل عوامل التشتيت.
هذه الإجراءات وحدها لن تمنعك من الوصول إلى حساب بريدك الإلكتروني، ولكنها تجعل تسجيل الدخول أكثر صعوبة. إذا كنت مثلي، فربما تصل إلى رسائلك الإلكترونية في أغلب الأحيان لأنك تستطيع رؤية صندوق الوارد الخاص بك على الفور. هذه الثواني الإضافية كافية لجعلك تفكر مليًا قبل فتح بريدك الإلكتروني، وبالتالي تقليل الوقت المهدر.
تُعدّ رسائل البريد الإلكتروني جزءًا لا مفر منه من الحياة، ولكن إدارتها أمر حيوي لتحسين الإنتاجية. إن وضع حدود – مثل عدم تفقد صندوق الوارد الخاص بي في الصباح – قد غيّر حياتي حقًا. سواء كنت تدرس أو في مكان العمل، أقترح عليك أن تفعل الشيء نفسه حيثما أمكن ذلك؛ وإذا لم تستطع، فابحث عن توازن يناسبك. فالتوازن في التعامل مع البريد الإلكتروني يساعد في التركيز وإنجاز المهام بكفاءة أكبر.
