إدارة المهام اليومية يُمكن أن تُصبح مرهقة مع كثرة التفاصيل والمواعيد النهائية. باستخدام Notion، يُمكنك تنظيم قائمة المهام بطريقة مرنة وفعّالة. بدأت في الأصل باستخدام Notion كتطبيق بسيط لتدوين الملاحظات، لكنه تطور بسرعة ليُصبح أداة أساسية لإدارة قائمة مهام خارجة عن السيطرة. وما بدأ كقاعدة معرفية سرعان ما تحول إلى قوة إنتاجية غيَّرت قواعد اللعبة.
من خلال الميزات المُتنوعة التي يُوفرها، مثل الجداول الزمنية، القوائم القابلة للتخصيص، وتكامل المهام مع أدوات أخرى، أصبح من السهل تتبع الأولويات وإنجاز الأعمال دون ضغط. هنا سنستعرض كيف يُساعدني Notion في إدارة المهام اليومية والتخلص من الفوضى بطريقة ذكية ومُنظمة. تحقق من تجربتي مع إنشاء موقع ويب باستخدام Notion: لماذا لم أنجح.
روابط سريعة
1. تنظيم المشاريع والمهام باستخدام قواعد البيانات
عند التعامل مع قائمة مهام ضخمة، أحب إنشاء قواعد البيانات المُدمجة في Notion للتنظيم الفعّال. أقوم بإنشاء قاعدة بيانات لجميع المشاريع في مساحة العمل وقاعدة بيانات أخرى للمهام الخاصة بكل منها. ثم أضيف الخصائص الضرورية (على سبيل المثال، الاسم وتاريخ الاستحقاق والحالة والمُعيَّن له) وأملأها بالبيانات ذات الصلة.
أفضل جزء في قواعد البيانات هو أنه يمكنني ربطها باستخدام خاصية العلاقة (لإنشاء علاقات بين السجلات (العناصر) في قواعد بيانات مُختلفة). وهذا يسمح لي بربط المهام بالمشاريع الخاصة بها لتسهيل التتبع والتصنيف، بالإضافة إلى الفرز والتصفية. تحقق من تعرّف على أفضل الطرق لزيادة كفاءة استخدام Notion من خلال هذه الإرشادات البسيطة.
2. إدارة عبء العمل باستخدام عوامل التصفية
أحد الأشياء التي تُعجبني في قواعد البيانات هي أنه يُمكنني بسهولة تصفية المهام بناءً على معايير محددة. أفعل ذلك للتركيز على ما هو مهم وإدارة عبء العمل الخاص بي بشكل فعَّال.
على سبيل المثال، يُمكنني إنشاء عرض في قاعدة بيانات المهام وإضافة عوامل التصفية بناءً على خصائص مثل الأولوية (تمت إعادة تسميتها بخاصية التحديد) والمشروع (تمت إعادة تسميتها بخاصية العلاقة) لمعرفة المهام ذات الأولوية العالية التي تنتمي إلى مشروع معين. يمكنني حتى إضافة عامل تصفية حسب التاريخ لمعرفة المهام المُستحقة في أيام معينة.
أيضًا، يُمكنني بسهولة فرز المهام بترتيب تصاعدي أو تنازلي بناءً على خاصية مُحددة. وهذا يُساعدني كثيرًا عند فرز المهام بناءً على معايير مثل الأولوية والتاريخ حتى أعرف ما يجب التركيز عليه.
3. تتبع المهام باستخدام الحالات
عندما يكون لدي قائمة مهام طويلة، أقوم بوضع علامات على المهام باستخدام تسميات مثل التخطيط، لم يتم البدء، قيد التقدم، قيد المراجعة، وتم الإنتهاء، باستخدام خاصية الحالة. بهذه الطريقة، يُمكنني التحقق من حالة المهمة في لمحة وتحريك الأشياء.
إحدى الطرق المُثيرة للاهتمام التي أستخدمها في الحالات هي تتبع اكتمال المهمة بناءً على حالة “تم الإنتهاء”. من السهل جدًا القيام بذلك في قاعدة بيانات مرتبطة. عادةً ما أضيف خاصية “التجميع” إلى قاعدة بيانات المشروع، وأعيد تسميتها إلى “تم الإنتهاء”، وأضبطها لتجميع جميع المهام المكتملة وإظهارها كشريط نسبة مئوية.
يتيح لي هذا معرفة مدى قربي من إكمال المشروع ويُحافظ على تحفيزي بينما أرى تقدم الشريط. تحقق من كيفية استخدام Notion كمُطور: استكشاف إمكانيات Notion في مجال البرمجة.
4. إدارة المهام باستخدام لوحات كانبان
يحتوي Notion على عرض لوحة، وهو نظام قائم على البطاقات يُرتب المهام بناءً على فئات مثل الحالات والأولوية — تمامًا كما تفعل على لوحة كانبان. يتيح لي هذا نقل المهام بسهولة عبر مراحل مختلفة من الاكتمال (على سبيل المثال، من التخطيط إلى قيد التقدم أو من المراجعة إلى الاكتمال).
هذه طريقة بسيطة ومرئية لتحسين سير العمل وتتبع المهام وإعطائها الأولوية في لمحة. هذا مشابه للطريقة التي يُتيح لك بها Trello تصنيف مهامك.
5. إدارة تواريخ الاستحقاق باستخدام عرض التقويم
أحب أيضًا إضافة عرض تقويم إلى قواعد بيانات المهام ثم ربط تقويم Notion الخاص بي بتقويم Google. لا يُظهر لي هذا تواريخ الاستحقاق في لمحة فحسب، بل يسمح لي أيضًا بخلطها بناءً على الأحداث الأخرى في تقويمي، مما يسمح لي بتخصيص المزيد من الوقت الفراغ لقائمة المهام الضخمة. الأمر سهل مثل سحب وإفلات المهام في تواريخ مختلفة.
6. اطلب المساعدة من Notion AI
أكره عندما أحتاج إلى معلومات حول مشروع وأضطر إلى البحث في العديد من المستندات والصفحات للعثور عليها. قد يكون هذا مُحبطًا عندما يكون هناك الكثير من الأشياء التي يجب مراجعتها. لحسن الحظ، يُمكنني مُطالبة Notion AI بالبحث في مساحة العمل بالكامل في ثوانٍ، والعثور على ما أحتاجه، وتلخيصه بدقة.
هذا أحد الأسباب التي تجعلني أجد دفع 10 دولارات شهريًا مقابل الذكاء الاصطناعي أمرًا يستحق العناء، خاصةً عندما أحتاج إلى البحث بسرعة عن أشياء مثل إرشادات المشروع والإشارة إلى ما كتبته في مستندات أخرى ولكن لا أتذكر بالضبط أين هو.
علاوة على ذلك، أجد أنَّ Notion AI كفء عندما يتعلق الأمر بإنشاء التعليمات البرمجية والنصوص وتلخيص المُستندات ومراجعتها. ومع ذلك، لا يزال يتعين عليك مراجعة كل شيء للتأكد من دقة المُحتويات. لكنه يُمكن أن يُسرِّع سير عملك بشكل كبير عند التعامل مع المهام منخفضة المستوى.
بفضل هذه الميزات، يُساعد Notion في تحسين إنتاجيتي عندما يزداد العمل. بالإضافة إلى استخدام Notion لإدارة قائمة مهام ضخمة، هناك طرق أخرى مثيرة للاهتمام لاستخدام Notion.
وأفضل جزء هو أنَّ الإصدار المجاني يحتوي على معظم الميزات التي تحتاجها، بما في ذلك التعاون في الوقت الفعلي عندما تحتاج إلى مساعدة في معالجة قائمة المهام الضخمة. يُمكنك الإطلاع الآن على مُقارنة بين الخطة المجانية والمدفوعة من Notion: ما هي الخطة المُناسبة لك؟
