أخطاء النسخ الاحتياطي للبريد الإلكتروني الشائعة: حلول خبير لتجنب فقد البيانات

بدأت في عمل نسخ احتياطية لرسائل بريدي الإلكتروني بعد حادثة حذف عرضي كادت أن تكلفني الكثير. لسوء الحظ، ارتكبت الكثير من الأخطاء خلال هذه العملية. إذا كنت تقوم بعمل نسخ احتياطية لرسائل البريد الإلكتروني بطريقة غير فعالة – أو لا تفعل ذلك على الإطلاق – فقد تطاردك هذه الأخطاء لاحقًا. من الضروري فهم أفضل ممارسات النسخ الاحتياطي للبريد الإلكتروني لضمان سلامة بياناتك.

5. تأخير النسخ الاحتياطي لفترة طويلة: مخاطر وحلول

من السهل الافتراض بأن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك آمنة في صندوق الوارد وتأجيل النسخ الاحتياطي لفترة أطول مما يجب. ولكن قد تسوء الأمور في هذه الأثناء. قد يتم حظر حسابك في Google، على سبيل المثال، أو قد تحذف عن طريق الخطأ رسالة بريد إلكتروني واحدة أو أكثر والمرفقات. في الواقع، اعتدت على الاعتقاد بأنه يمكنني الإفلات من إجراء نسخ احتياطية شهرية حتى فقدت سلسلة كاملة من رسائل البريد الإلكتروني المهمة.

لحسن الحظ، من السهل تكوين عادة نسخ رسائل البريد الإلكتروني احتياطيًا يوميًا أو حتى أسبوعيًا. ستختلف خطوات إجراء النسخ الاحتياطي بناءً على موفر خدمة البريد الإلكتروني الخاص بك. ومع ذلك، بالنسبة إلى Gmail، وهو أحد أشهر موفري خدمة البريد الإلكتروني، يمكنك استخدام Google Takeout لتصدير بياناتك. يمكنك بعد ذلك تخزين البيانات على محرك أقراص ثابت خارجي أو خدمة سحابية أو موقع مماثل آخر يسهل الوصول إليه.

4. النسخ الاحتياطي للمجلدات المحددة فقط: استراتيجية مُحفوفة بالمخاطر

قد تبدو فكرة النسخ الاحتياطي لرسائل بريد إلكتروني مُحددة أو تلك الموجودة في مجلد مُعين فكرة جيدة، ولكنها قد تؤدي إلى نتائج عكسية. قد تضيع تفاصيل مهمة داخل رسائل البريد الإلكتروني في أماكن لم تكن لتفكر في نسخها احتياطيًا، مثل مجلد “العروض الترويجية” أو “المرسلة”. تعلمت هذا الدرس بالطريقة الصعبة، وأنا الآن أقوم بنسخ كل شيء احتياطيًا. يُعد النسخ الاحتياطي الشامل لبياناتك أفضل ممارسة لحماية معلوماتك الهامة.

بالطبع، أنت وحدك من يقرر ما يستحق النسخ الاحتياطي. ولكن القاعدة التي أود اتباعها هي نسخ البيانات المهمة احتياطيًا مرتين (مرة واحدة في السحابة ومرة واحدة محليًا)، بينما يتم نسخ الأشياء الأقل أهمية مرة واحدة فقط. يمكنك أيضًا اختيار نسخ جميع ملفاتك الأكبر حجمًا احتياطيًا مرتين لأنها غالبًا ما تكون الأصعب في الاستعادة في حالة فقدها. يجب إعطاء الأولوية للمرفقات مثل العقود والمستندات متعددة الصفحات على وجه الخصوص حتى تتمكن من الوصول إليها دائمًا. يوصي خبراء أمن المعلومات بالتركيز على النسخ الاحتياطي للملفات ذات القيمة العالية لضمان استمرارية الأعمال.

3. عدم اختبار استعادة النسخ الاحتياطية: خطأ فادح في إدارة البيانات

عندما بدأتُ لأول مرة في عمل نسخ احتياطية لبياناتي، لم أدرك أن الملفات كانت تُصدَّر بشكل غير صحيح. افترضتُ أنني قمت بتنزيل الملفات وأنها جاهزة للنسخ الاحتياطي إلى موقع التخزين الخاص بي. لم أدرك وجود خطأ ما إلا عندما حاولت استعادة بعض رسائل البريد الإلكتروني تلك.

لحسن الحظ، اكتشفت هذا الخطأ في وقت مبكر نسبيًا ولم أفقد أي شيء بالغ الأهمية. لذلك، إذا كنت قد بدأت للتو في عمل نسخ احتياطية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، فتأكد من التحقق مما إذا كنت قادرًا على استعادة البيانات من وقت لآخر. افتح محتويات ملفات النسخ الاحتياطي الخاصة بك وتأكد من أن كل شيء يتم تحميله بشكل صحيح وأنك قادر على الوصول إلى جميع بياناتك. هذه الممارسة ضرورية لضمان سلامة البيانات وفعالية استراتيجية النسخ الاحتياطي الخاصة بك.

2. الاعتماد على موقع نسخ احتياطي واحد: مخاطرة كبيرة بفقدان البيانات

​​​​​​​الاعتماد على طريقة نسخ احتياطي واحدة هو وصفة لكارثة محتملة. تخيل السيناريو: ماذا ستفعل إذا كانت جميع نسخك الاحتياطية مخزنة على جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بك وتعرض هذا الجهاز فجأة لعطل أو فقدته؟ هذا هو نوع الموقف الذي لا تريد أن تجد نفسك فيه، خاصة عندما تحتاج حقًا إلى استعادة رسالة بريد إلكتروني قديمة.

حتى أكثر مواقع التخزين أمانًا يمكن أن تفشل. يمكن أن تتلف محركات الأقراص الثابتة، بينما يمكن اختراق الخدمات السحابية، على سبيل المثال. لهذا السبب من الأفضل أن يكون لديك نسخ احتياطية في مكانين مختلفين على الأقل. من الناحية المثالية، يجب أن يكون أحدهما موقعًا فعليًا والآخر خدمة سحابية. بينما هذا ما أفعله شخصيًا، يمكنك أيضًا اعتماد قاعدة 3-2-1، والتي تعني بشكل أساسي:

• تقوم بإنشاء ثلاث نسخ من جميع رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات الهامة بشكل منتظم لضمان أمان البيانات.
• تختار نوعين من مواقع التخزين لتقليل فرص فقدان البيانات بسبب فشل الأجهزة أو أي مشكلات في الحساب/الاتصال.
• أخيرًا، يجب إرسال نسخة واحدة من بياناتك إلى موقع فعلي خارج الموقع لضمان التعافي من الكوارث.

1. ترك النسخ الاحتياطية الخاصة بك بدون تشفير

يجب تشفير أي نوع من البيانات التي تقوم بنسخها احتياطيًا لحمايتها من الوصول غير المصرح به. أنا شخصياً أميل إلى تبسيط الأمور، لذلك لم أقم بتشفير نسخ البريد الإلكتروني الاحتياطية لفترة طويلة. ولكن إذا كنت تتعامل مع معلومات حساسة، فهذا ليس شيئًا يجب تأجيله. قد تبدو خطوة غير ضرورية، ولكنها يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً في حماية بياناتك إذا حاول شخص ما الوصول إلى ملفاتك. يعتبر تشفير النسخ الاحتياطية إجراءً أساسيًا في استراتيجية الأمن السيبراني الشاملة.

إذا قررت تشفير البيانات، فتأكد من تخزين مفاتيح التشفير في مكان آمن ومنفصل عن النسخة الاحتياطية حتى لا تفقدها. تذكر أنه بدون المفاتيح، تعتبر بياناتك في حكم المفقودة. من أفضل الممارسات تخزين مفاتيح التشفير في نظام إدارة مفاتيح آمن.

يمتلك معظم سكان العالم عنوان Outlook أو Gmail، ولكن يجب عليك تفضيل الخدمات الأقل شهرة التي تستخدم تشفيرًا قويًا بدلاً من ذلك. إليك السبب.

اعتدت أن أعتقد أنه لا يتعين عليّ مطلقًا نسخ رسائل البريد الإلكتروني احتياطيًا لأنها آمنة في صندوق الوارد الخاص بي، ولم أكن أرغب في تعقيد الأمور على نفسي. لم أدرك الأمر إلا بعد أن بدأت في نسخ رسائل البريد الإلكتروني احتياطيًا، وأدركت أنها ليست بهذه الصعوبة في الواقع. إن راحة البال التي تأتي من معرفة أنه يمكنني الوصول إلى أي بريد إلكتروني أو مرفق في أي وقت كانت تستحق الجهد المبذول. إذا كنت تؤجل نسخ رسائل البريد الإلكتروني احتياطيًا، أو أي بيانات أخرى، فتعرف على نصائح النسخ الاحتياطي التي يمكنك إعدادها بسرعة لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح.